XEI.ItemGenerator – Manuale d'uso

Installazione, licenza, menu e autorizzazioni sono nel manuale di installazione.

1. Cosa fa l'add-on

XEI.ItemGenerator crea in anagrafica articoli i cui codici si compongono scegliendo, livello per livello, dei valori: tipo di prodotto, misura, materiale... Si definisce una volta l'albero delle scelte; poi, invece di inventare codici e descrizioni a mano, li si compone in una finestra: l'add-on calcola codice, descrizione, prezzo, peso, misure, gruppo, proprietà e distinta base e crea gli articoli copiando un articolo modello.

• Codici coerenti: il codice è "parlante" (es. PE090 = pensile da 90) più un progressivo che distingue le varianti (colore, maniglia...).
• Niente doppioni: la stessa composizione genera sempre lo stesso articolo; se esiste già, l'add-on lo trova.
• Tanti articoli in un colpo: più misure e più opzioni danno tutte le combinazioni.
• Articoli completi: descrizioni (anche in lingua straniera), dati di anagrafica, prezzo di listino e distinta base vengono dalla configurazione.
• Dal documento: in offerte e ordini cliente si configura l'articolo della riga senza uscire dal documento.

In evidenza

• Generazione in una finestra ridimensionabile sopra SAP: albero dei codici e albero delle varianti con spunte (anche su rami diversi), ricerca, elenco degli articoli con stato, prezzo ed esito; SAP resta utilizzabile. Aspetto del client SAP, messaggi nello stesso stile, testi modificabili con il tasto destro.
• Prezzo, peso, misure, gruppi, proprietà, nome straniero e distinta base composti da valori e opzioni.
• Formula della descrizione con codici, opzioni e parti facoltative.
• Configura articolo da offerte e ordini cliente; genera articoli simili da un articolo generato.
• Verifica della configurazione con apertura dell'anagrafica da correggere; import/export con Excel; duplicazione.
• Autorizzazioni SAP per funzione; testi in cinque lingue.

2. Concetti: basi, valori, varianti e strutture

Il codice di un articolo è composto da neutro + suffisso:

• il neutro è la parte parlante: la concatenazione dei codici dei valori scelti livello per livello. Ogni livello è una base (es. Tipo mobile, Larghezza) con una lunghezza fissa e i suoi valori; ogni valore porta al sotto livello successivo o è l'ultimo;
• il suffisso è un progressivo di N cifre (configurazione) che distingue gli articoli con lo stesso neutro e varianti diverse; con 0 cifre il codice è il neutro;
• una variante (es. Colore) ha delle opzioni (es. bianco, rovere). Le varianti da chiedere per un valore sono raccolte in una struttura varianti collegata al valore.

In tutto il manuale si usa questo esempio, contenuto nel file esempio-cucine.xlsx, da importare con Importa / esporta Excel:

Tipo mobile cucina (CU, 2 caratteri)          struttura CUSC: Colore
├── BA Mobile base     → Larghezza
└── PE Mobile pensile  → Larghezza
Larghezza (CL, 3 caratteri)                   struttura CUSM: Colore anta + Maniglia, eredita varianti
├── 060 Larghezza 60 cm
└── 090 Larghezza 90 cm
Colore (CUCOL)     BI Bianco · RO Rovere
Maniglia (CUMAN)   AL Maniglia alluminio · NE Maniglia nera

Il pensile da 90 con maniglia in alluminio ha neutro PE090; generando insieme bianco e rovere, con un suffisso di 3 cifre, il bianco (BI viene prima di RO) diventa PE090001 e il rovere PE090002.

La composizione (valori di ogni livello + opzioni scelte) identifica l'articolo: generando di nuovo la stessa composizione l'add-on trova l'articolo esistente invece di crearne un altro.

3. Configurazione

La finestra di configurazione.

Le opzioni valgono per tutta la società; se la generazione è già aperta le usa alla riapertura.

4. Varianti e strutture varianti

Definizione varianti e opzioni

Una variante ha un codice, una descrizione e le sue opzioni (cartella Opzioni). In testata, come nelle basi, si possono indicare una tabella utente e un campo utente articolo: alla creazione dell'articolo l'opzione scelta viene aggiunta alla tabella (se non c'è) e il suo codice scritto nel campo utente dell'articolo (capitolo 6).

La variante Colore con le opzioni.

Nella cartella Componenti si indicano i componenti della distinta portati dalle opzioni (capitolo 7).

Componenti delle opzioni della maniglia: due maniglie dal magazzino 01.

Strutture varianti

Una struttura raccoglie le varianti da chiedere per un valore di base, con la posizione (ordine nella generazione; tutte diverse) e la posizione descrizione (ordine dell'opzione scelta in coda alla descrizione; 0 = non va in coda). La descrizione della riga, se indicata, sostituisce quella della variante (es. "Colore anta").

La struttura CUSM: colore dell'anta e maniglia.

Non si elimina una variante usata da una struttura, né una struttura usata da una base.

5. Basi e valori

Testata della base: codice, descrizione, lunghezza dei codici (tutti i valori sono lunghi così), classificazione, tabella utente e campo utente articolo. Nella cartella Valori c'è una riga per valore:

La base CU con i valori: descrizioni, sotto livello, struttura varianti.

Le colonne successive: dati per l'articolo (gruppo, proprietà, prezzo, misure, peso).

Le colonne sono molte: massimizzando la finestra la tabella si allarga e si vedono tutte.

Come si usano questi dati per l'articolo è spiegato nel capitolo 6. Nella cartella Componenti si indicano i componenti della distinta portati dai valori:

Il pensile porta due staffe.

• Tabella utente (una tabella utente senza oggetto, per esempio una tabella dei colori): alla creazione dell'articolo il valore scelto vi viene aggiunto (codice e descrizione), se non c'è.
• Campo utente articolo (per esempio un campo Colore dell'anagrafica articoli): alla creazione vi viene scritto il codice del valore scelto.
• Le basi di primo livello sono quelle che non sono sotto livello di nessun valore.

Al salvataggio l'add-on controlla lunghezze, codici ripetuti, sotto livello diverso dalla base stessa, proprietà e componenti; il motivo di un errore compare nella barra di stato e il salvataggio non parte. Non si elimina una base usata da articoli generati o sotto livello di un'altra base.

Duplica (in basi, varianti e strutture): con un record aperto prepara un record nuovo con gli stessi dati e tutte le righe; si scrive il codice nuovo e si preme Aggiungi. Utile per basi simili (es. un'altra gamma di misure).

6. Dati dell'articolo creato

Ogni dato dell'articolo viene dai valori della composizione e dalle opzioni scelte, con due regole:

• vale l'ultimo livello che lo indica: un livello successivo ridefinisce i livelli precedenti; un dato vuoto o zero non cancella quello di un livello precedente;
• si somma: tutti i valori e le opzioni scelte contribuiscono. Un'opzione ereditata conta una volta sola, sul livello in cui è stata scelta, finché il livello che la eredita la segue; una scelta propria su quel livello conta anche lì (anche se è la stessa opzione).

Esempio: pensile da 90 in rovere con maniglia in alluminio (il colore è scelto al livello 1 ed ereditato dal 090).

Tutto il resto (conti, dati di pianificazione, fornitore, magazzini...) viene dall'articolo modello scelto nella generazione: i nuovi articoli ne copiano i dati, senza giacenze, prezzi, codici a barre, distinta, ultimi prezzi e nome straniero.

L'articolo creato: descrizione, nome straniero, gruppo, prezzo nel listino.

Proprietà attivate da valori e opzioni.

Misure e peso nei dati di vendita.

7. Distinta base

Ogni valore di base e ogni opzione di variante può avere dei componenti (cartella Componenti delle due anagrafiche): l'articolo componente, la quantità per un'unità dell'articolo generato e, facoltativo, il magazzino di prelievo (vuoto = quello predefinito del componente). Alla creazione l'add-on crea la distinta dell'articolo con i componenti di tutta la composizione:

1. per ogni livello, dal primo all'ultimo, i componenti del valore scelto e poi quelli delle opzioni scelte;
2. le opzioni ereditate non portano di nuovo i loro componenti;
3. lo stesso articolo con lo stesso magazzino diventa una riga sola con le quantità sommate;
4. la distinta ha quantità 1 e il tipo della configurazione (produzione, vendita, assemblaggio, modello); con Nessuna, o se la composizione non ha componenti, la distinta non si crea;
5. articolo e distinta si salvano insieme: se la distinta non si può creare non resta neanche l'articolo e il motivo è nella colonna Esito della generazione.

SAP accetta ogni tipo di distinta solo su articoli adatti (per esempio la distinta di produzione su un articolo di magazzino, quelle di vendita e di assemblaggio su un articolo di vendita non di magazzino): l'articolo modello deve avere le caratteristiche giuste per il tipo scelto in configurazione.

Nell'esempio il pensile porta 2 staffe, l'opzione rovere 1 anta, la maniglia in alluminio 2 maniglie dal magazzino 01. Il pensile da 90 in rovere con maniglia in alluminio ha questa distinta:

La distinta base creata con l'articolo.

Nella generazione la colonna Componenti dell'elenco mostra quante righe avrà la distinta; dopo la creazione l'esito dice "Con distinta base (n componenti)". La verifica della configurazione segnala componenti inesistenti, con quantità zero o con magazzini inesistenti.

8. Formula della descrizione

La formula (configurazione) decide come si compongono descrizione, descrizione estesa e nome straniero.

• Formula vuota: le desc. articolo dei livelli in ordine.
• In coda vanno le descrizioni delle opzioni con posizione descrizione maggiore di zero, in quell'ordine, se la formula non cita già la loro variante con {V:...} o {VC:...}.
• Un segnaposto senza valore diventa vuoto; dentro [ ] toglie tutta la parte, separatori compresi.
• Gli spazi doppi si tolgono; con Descrizioni in maiuscolo tutto è in maiuscolo; maiuscole e minuscole non contano nei segnaposto.
• Nome straniero: la stessa formula con le desc. straniere (quelle italiane dove mancano); vuoto se nessun valore e nessuna opzione ha la desc. straniera.
• Un segnaposto sconosciuto resta nel testo, così si vede; la verifica della configurazione lo segnala, come le parentesi quadre non chiuse o una dentro l'altra.

Esempi con il pensile da 60 in rovere con maniglia in alluminio:

9. Generazione degli articoli

La generazione è una finestra a parte, sopra SAP: si ingrandisce, si riduce a icona e si ridimensiona come ogni finestra di Windows (i riquadri si adattano; i divisori tra i riquadri si trascinano). Posizione, dimensioni, divisori e larghezza delle colonne si ricordano per utente; la prima volta si apre a tutto schermo. Mentre è aperta SAP resta utilizzabile, anche durante la creazione degli articoli. I colori seguono il Tema finestre della configurazione (capitolo 3): nell'intestazione c'è il formato del codice, sotto un riquadro che dice da dove si è aperta la generazione (riga di un documento, articolo simile) o cosa non va.

Le operazioni lunghe (aprire molti livelli, cercare, spuntare un ramo intero, aggiungere o creare molti articoli) mostrano cosa stanno facendo in fondo alla finestra (messaggio con l'avanzamento, barra) e si fermano con Interrompi; intanto i comandi sono bloccati e la finestra resta attiva. Gli esiti si leggono in fondo, con un'icona (verde, arancio, rosso). Un errore imprevisto si mostra in un messaggio e la finestra resta utilizzabile.

Larghezze 060 e 090 della base e del pensile spuntate (su due rami), colore bianco e rovere, maniglia in alluminio e nera: 16 articoli da comporre.

1. Articolo modello (in alto, facoltativo, ricordato tra una sessione e l'altra): i nuovi articoli ne copiano i dati (capitolo 6). Il pulsante ... (o F2) cerca l'articolo per codice o descrizione; accanto al codice si vede la descrizione, o Articolo non trovato in anagrafica. Senza modello gli articoli si creano con i soli dati della configurazione.
2. Albero dei codici (a sinistra): le basi del primo livello con i loro valori; il segno + apre il sotto livello di un valore. In blu i valori con varianti; passando con il mouse su un valore si vedono descrizione dell'articolo, varianti e sotto livello. Si spuntano i valori dell'ultimo livello (gli unici con la casella), anche più di uno e anche su rami diversi: accanto ai rami si vede quanti valori sono spuntati sotto (✓ 2) e sotto l'albero i loro codici neutri.
3. Trova: un codice neutro intero (es. PE090) porta direttamente al suo valore; altrimenti porta al valore successivo che ha il testo nel codice o nella descrizione (Invio per il successivo, Ctrl+F per tornare alla ricerca). La ricerca vale anche per i livelli non ancora aperti.
4. Espandi tutto, Comprimi, Togli spunte; Codice neutro mostra il neutro accanto a ogni valore.
5. Tasto destro su un ramo: Spunta i valori dell'ultimo livello qui sotto, Togli le spunte qui sotto, Espandi qui sotto. Doppio clic o barra spaziatrice su un valore dell'ultimo livello: spunta o toglie la spunta.
6. Varianti e opzioni (a destra): la struttura del valore selezionato nell'albero (clic o frecce), con le sue varianti nell'ordine della struttura, le opzioni da spuntare e il loro contributo al prezzo; il titolo dice di quale valore si tratta. Una variante ereditata lo dice accanto al nome: proposta dal livello 1, Tipo: modificabile (segue la scelta fatta sopra), scelta propria, diversa dal livello 1 (con il tasto destro Torna alle opzioni proposte), come il livello 1: eredità forzata (capitolo 5). La stessa variante allo stesso livello si sceglie una volta sola per tutti i valori spuntati. La casella Tutte le varianti dei valori spuntati, per livello mostra invece tutte le varianti dei valori spuntati raggruppate per livello, con solo per 060 se una variante riguarda solo alcuni valori. Più opzioni della stessa variante danno più articoli; una variante senza opzioni spuntate non entra nella composizione. Tasto destro: Spunta tutte le opzioni / Togli tutte le opzioni. Sotto si vede quanti articoli verranno composti.
7. Aggiungi all'elenco: compone tutte le combinazioni nell'elenco in basso, con codice, descrizione, prezzo, numero di componenti della distinta e stato. Di serie (opzione Aggiungi all'elenco svuota prima l'elenco, capitolo 3) l'elenco viene svuotato e contiene solo l'ultima selezione; con l'opzione disattivata gli articoli si accumulano e quelli già nell'elenco non si ripetono. Le spunte di valori e opzioni restano (si tolgono con Togli spunte): si cambia un'opzione o un valore e si aggiunge di nuovo.
8. Genera articoli (n): crea gli articoli spuntati dell'elenco (n sul pulsante), uno alla volta, con l'esito riga per riga e la barra di avanzamento. Interrompi ferma la creazione dopo l'articolo in corso. Alla fine, in fondo alla finestra, c'è il riepilogo: Articoli creati: n., poi, solo se ce ne sono, quelli che nel frattempo aveva già creato un altro utente e quelli con errori; l'elenco si posiziona sul primo articolo creato.

I 16 articoli composti (la fine dell'elenco): 15 già in anagrafica (in giallo) e uno da creare, PE060004, con prezzo e numero di componenti.

Esito della generazione: le basi da 60 e da 90 in bianco create (in verde) e il riepilogo in fondo; senza componenti non hanno distinta base (con i componenti l'esito dice "Con distinta base").

Nell'elenco la casella (solo sugli articoli da creare o in errore) decide quali articoli creare. Doppio clic (o Invio) su un articolo creato o già esistente lo apre nell'anagrafica di SAP (la generazione si riduce a icona e si riapre dalla barra delle applicazioni). Un articolo ancora da creare non apre niente: in fondo alla finestra si legge L'articolo ... non è ancora in anagrafica; lo stesso se nel frattempo l'articolo è stato eliminato in SAP. Tasto destro: Apri in anagrafica, Copia codice, Togli dall'elenco, Spunta tutti, Togli tutte le spunte; Canc toglie le righe selezionate, Ctrl+C ne copia i codici. Svuota elenco riparte da zero. Se nell'elenco ci sono articoli non ancora creati, chiudere o svuotare chiede conferma.

Messaggi e testi della finestra

Domande e messaggi della generazione (per esempio Creare 2 articoli in anagrafica?) hanno lo stesso aspetto della finestra: Invio sceglie il pulsante evidenziato, Esc risponde No. Chi ha l'autorizzazione Modifica testi add-on XEI può cambiare i testi della finestra come nelle finestre di SAP: tasto destro su un'etichetta, un pulsante, il titolo di un riquadro, l'intestazione di una colonna o il testo di un messaggio, poi Modifica testo...; Testi di questa finestra... (anche in fondo ai menu degli alberi e dell'elenco) li elenca tutti. Il testo personalizzato vale per tutti gli utenti nella lingua in uso e si vede subito.

La domanda prima della creazione, con lo stile della finestra.

Modifica testo dal tasto destro sul pulsante Trova: testo di partenza e testo personalizzato.

Prima di creare ogni articolo l'add-on ricontrolla che nel frattempo nessuno abbia creato la stessa composizione o usato il codice. Ogni articolo si crea in un'unica operazione (articolo, distinta, tabelle utente, composizione): un errore non lascia dati a metà.

10. Articoli da offerte e ordini cliente

Nelle offerte cliente e negli ordini cliente, tasto destro su una riga › Configura articolo...:

Configura articolo dalla riga dell'ordine.

La generazione si apre per quella riga (lo dicono il titolo della finestra e il riquadro in alto). Si compone e si crea l'articolo come sempre; poi Usa nella riga mette nella riga del documento l'articolo selezionato nell'elenco (creato o già esistente; se l'elenco ne ha uno solo non serve selezionarlo), chiude la generazione e riporta in primo piano il documento. SAP compila la riga come se il codice fosse stato scritto a mano: descrizione, prezzo del listino del cliente, magazzino.

Generazione aperta dalla riga 2 dell'ordine: l'articolo appena creato selezionato e "Usa nella riga".

L'articolo nella riga dell'ordine.

• Se la riga ha già un articolo generato dal configuratore, la generazione parte dalla sua configurazione: basta cambiare un'opzione per avere la variante giusta.
• Se la generazione è già aperta passa alla nuova riga; l'elenco resta, così si può riusare un articolo composto prima.
• Il documento deve restare aperto; un documento chiuso o non modificabile non cambia (il motivo compare in fondo alla finestra).

11. Articoli simili

Nell'anagrafica di un articolo creato dal configuratore, tasto destro › Genera articoli simili...: la generazione si apre con la configurazione dell'articolo già impostata (il suo valore finale spuntato nell'albero, già aperto fino a lui, e le opzioni scelte) e con l'articolo stesso come modello. Si cambiano valori e opzioni e si aggiungono gli articoli all'elenco. Se la generazione è già aperta (anche ridotta a icona) torna in primo piano con la configurazione dell'articolo; l'elenco resta.

Il tasto destro su un articolo generato.

Generazione dalla configurazione di PE090002 (tema SAP HANA): pensile da 90, rovere e maniglia in alluminio già spuntati; modello l'articolo stesso.

Se nel frattempo la configurazione è cambiata (valori tolti o disattivati, sotto livelli diversi) la generazione parte da zero, con un avviso; le opzioni che non esistono più si ignorano.

12. Verifica della configurazione

Controlla tutta la configurazione (anche valori e opzioni disattivati) e mostra i problemi, prima gli errori e poi gli avvisi. Doppio clic su una riga apre l'anagrafica da correggere sul record; Verifica di nuovo ripete il controllo dopo le correzioni. Ingrandendo la finestra (anche a tutto schermo) l'elenco dei problemi la segue.

Verifica: una struttura varianti che non esiste e un valore che eredita senza varianti da ereditare.

13. Importazione ed esportazione con Excel

Importazione del file di esempio riuscita.

Esporta... chiede dove salvare e scrive tutta la configurazione in un file .xlsx, un foglio per anagrafica, con l'intestazione in grassetto e bloccata. Importa legge il file indicato (Sfoglia...). Ingrandendo la finestra, il nome del file e l'elenco dell'esito si allargano.

• Le colonne si riconoscono dal titolo: l'ordine non conta e quelle sconosciute si ignorano. Il file può avere anche solo alcuni fogli.
• Numeri all'italiana (1.234,5) o all'inglese (1234.5); sì/no con Y, S, Sì, X, 1, Vero.
• I codici con zeri iniziali (060) vanno scritti come testo (in Excel con l'apostrofo: '060), altrimenti Excel li trasforma in numeri.
• L'importazione prima controlla tutto il file: con un errore non scrive niente e l'elenco mostra foglio, riga e motivo di ogni errore.
• Poi scrive tutto insieme: ogni base, variante o struttura del file viene aggiunta o aggiornata e le sue righe sostituiscono quelle esistenti; i componenti cambiano solo per le basi e varianti presenti nei fogli dei componenti; quello che non è nel file resta com'è.

Usi tipici: esportare, modificare in Excel (nuovi valori, prezzi aggiornati) e reimportare; copiare la configurazione in un'altra società; partire da un esempio come esempio-cucine.xlsx.

14. Anagrafica articoli, controllo congruenze, altri add-on

Miniatura dell'immagine

Con l'opzione Miniatura l'anagrafica articoli mostra l'immagine dell'articolo (campo Immagine, nella cartella immagini di SAP) nello spazio libero della testata, a sinistra delle caselle Articolo magazzino/vendite/acquisti. Il riquadro prende le proporzioni dell'immagine e si nasconde se l'articolo non ha immagine. L'anagrafica non rallenta.

La miniatura nell'anagrafica articoli.

Controllo congruenze

Ricalcola la composizione di tutti gli articoli generati. Serve se i dati della configurazione sono stati modificati fuori dall'add-on; toglie anche le composizioni degli articoli eliminati da SAP.

Integrazione con altri add-on

Con un menu dopo creazione in configurazione, per ogni articolo creato l'add-on lancia quel menu dopo averne registrato il codice nella tabella XEI @XEI_IG_EVENTS: un altro add-on in ascolto su quel menu può completare l'articolo.